- Zakup oprogramowania ad hoc
Licencjonowanie oprogramowania jest na tyle złożoną materią, że sprawia kłopoty zarówno średnim firmom, jak i wielkim koncernom. W przypadku tych ostatnich ciężko jest zapanować nad pracownikami, którzy bez wiedzy swoich przełożonych instalują rozmaite aplikacje. W ubiegłym roku było głośno o amerykańskiej sieci odzieżowej „Forever 21”. W firmie generującej obroty na poziomie 4 mld dolarów rocznie i posiadającej blisko 500 placówek na całym świecie wykryto 63 kopie nielegalnych programów Adobe. Później okazało się, że pracownicy sieci posługują się nielegalnymi programami firm Autodesk i Corel. Czy znana i dobrze funkcjonująca sieć narażałaby swoją reputacją, nielegalnie instalując kilkadziesiąt programów graficznych? Wiele wskazuje na to, że w tym przypadku zawiniły mechanizmy kontrolne. W świecie nowych technologii coraz więcej mówi się o tzw. zjawisku Shadow IT, polegającym na tym, że pracownicy różnych działów, kupują usługi i oprogramowania bez wiedzy działów IT. Czy nabywcy będą pamiętać o przedłużeniu licencji? To mało prawdopodobne, dlatego należy wnikliwie kontrolować zakupy wszystkich działów, a także lokalnych placówek.
- Brak centralnego repozytorium i zły przepływ komunikacji
Jak uzyskać łatwy dostęp do wszystkich licencji? Optymalną metodą jest centralny system. To prawdziwy ratunek np. w przypadku audytu czy kontroli. Zebrane informacje o licencji oprogramowania w centralnym repozytorium ułatwiają śledzenie daty instalacji użytkowania i odnawiania licencji. Centralne repozytorium pomaga też nadrobić brak komunikacji pomiędzy działami, ponieważ system zarządzania licencjami i oprogramowanie „widzi” stan aplikacji we wszystkich jednostkach organizacyjnych. Nawet jeśli pracownicy nie mają świadomości na temat wykorzystywanego oprogramowania.
- Nieznajomość zmieniających się reguł gry
Zasady licencjonowania ulegają częstym zmianom. Śledzenie na bieżąco zmian przepisów i regulacji przerasta możliwości przeciętnych pracowników, ze względu na ograniczony czas i wiedzę. To żmudny i monotonny proces, dlatego optymalnych rozwiązanie jest zastosowanie kompleksowego systemu w postaci specjalistycznego oprogramowania. Wprawdzie wiąże się to z dodatkowymi nakładami finansowymi, ale biorąc pod uwagę ewentualne koszty związane z karami, grzywnami czy utratą reputacji, taka inwestycja znajduje uzasadnienie.
- Licencjonowanie oprogramowania nie jest częścią zarządzania zasobami IT.
Kwestie związane z licencjonowaniem oprogramowania często nie wchodzą w skład kompleksowej strategii zarządzania aktywami IT. Tymczasem skuteczne narzędzia powinny obejmować każdy nawet najmniejszy „kawałek” oprogramowania zainstalowany na dowolnym urządzeniu. To ułatwia pracę administratorom, którzy w ten sposób zyskują kompleksową wiedzą na temat sprzętu i oprogramowania pracującego w organizacji.
