Służbowy samochód jest przeznaczony do celów związanych z działalnością gospodarczą, np. podróży do miejsca wykonywania usługi, zakupu towarów czy spotkania z kontrahentem. Jak wygląda użytkowanie firmowego samochodu do celów prywatnych? Pod pewnymi warunkami możemy to robić.
Przybliżamy najważniejsze zasady użytkowania służbowego samochodu prywatnie. Wyjaśniamy, jak w tym przypadku rozliczyć koszty paliwa oraz inne wydatki związane z eksploatacją auta przez pracownika.
Użytkowanie firmowego samochodu do celów prywatnych. Kiedy pracownik może to robić?
Pracownik bez zgody pracodawcy nie ma prawa wykorzystywać samochodu firmowego do swoich prywatnych celów. Użytkowanie pojazdu wbrew woli przełożonego naraża na poważne konsekwencje, w tym wypowiedzenie umowy.
Przedsiębiorca może jednak udzielić zatrudnionej osobie stosowane upoważnienie. Umożliwi jej to korzystanie z pojazdu np. w celu odbierania dzieci z przedszkola, dojazdów do pracy, lekarza czy na zakupy. Jak pokazują wyniki raportu z badań przeprowadzonych przez Instytut Keralla , 26,9% przedsiębiorców z sektora MŚP zezwala swoim pracownikom użytkować służbowe auto do celów niezwiązanych z pracą. Najczęściej mogą oni jednak dojeżdżać nim wyłącznie do pracy.
Pracodawca może zaproponować pracownikowi umowę, w której ureguluje korzystanie z samochodu służbowego lub spisać regulamin obejmujący wszystkich zatrudnionych. Dokument może regulować m.in. zasady użytkowania auta, procedury postępowania w sytuacji wypadku lub kolizji czy maksymalną liczbę kilometrów.
Jeżeli firmowy samochód jest finansowany leasingiem, przedsiębiorca nie może udostępniać go swoim pracownikom ani żadnej innej osobie trzeciej bez zgody firmy leasingowej. Stanowiłoby to naruszenie warunków umowy.
Firmowy samochód do celów prywatnych a przychód pracownika
Udostępnienie przez pracodawcę samochodu służbowego do celów prywatnych skutkuje powstaniem dodatkowego przychodu u pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Powoduje to, że zwiększa się podstawa opodatkowania do obliczenia podatku PIT oraz podstawa do wyliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Przedsiębiorca powinien do przychodów pracownika ze stosunku pracy dodać kwotę ryczałtu z tytułu wykorzystywania w danym miesiącu służbowego auta w celach prywatnych. Będzie ona uzależniona od mocy i rodzaju silnika:
- 400 złotych: auto z silnikiem spalinowym o mocy powyżej 60 kW,
- 250 złotych: samochód elektryczny, napędzany wodorem lub spalinowy o mocy do 60 kW (około 82 KM).
Jeśli pojazd był użytkowany do celów prywatnych przez krótszy okres niż miesiąc, należy wyliczyć wartość dodatkowego przychodu w sposób proporcjonalny – 1/30 kwoty ryczałtu za każdy dzień. Nie ma znaczenia liczba przejechanych kilometrów. W przypadku gdy pracownik ponosi część kosztów użytkowania samochodu, przychód powinien zostać obliczony jako różnica pomiędzy kwotą ryczałtu a rzeczywistym wydatkiem osoby zatrudnionej.
Jak rozliczyć koszty paliwa i pozostałe wydatki eksploatacyjne?
Ryczałt nie obejmuje wszystkich kategorii wydatków związanych z wykorzystywaniem służbowego auta w celach prywatnych. W ryczałtowej kwocie można uwzględnić koszty m.in. paliwa, przeglądów technicznych, serwisu, a także wymiany opon, wycieraczek, oleju i płynów. Ryczałtem nie można natomiast objąć kosztów parkingu czy przejazdów autostradą – przychód pracownika należy wtedy zwiększyć o rzeczywiste wydatki poniesione przez pracodawcę z tego tytułu.
Jeśli samochód będzie wykorzystywany w sposób mieszany – do celów służbowych i prywatnych – przedsiębiorca będzie mógł odliczyć jedynie 50% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz rat leasingu. W kosztach uzyskania przychodu uwzględni maksymalnie 75% poniesionych opłat.
Odpowiedzialność za samochód służbowy użytkowany prywatnie
Zgodnie z zapisami kodeksu pracy, osoba zatrudniona ponosi pełną odpowiedzialność za szkody na skutek użytkowania samochodu służbowego. Odszkodowanie za nieumyślną szkodę powstałą z winy pracownika może odpowiadać maksymalnie kwocie trzech miesięcznych wynagrodzeń pracownika – do wysokości wyrządzonej szkody. Kiedy osoba, którą zatrudniliśmy, dostanie mandat, będzie musiała pokryć go z własnych pieniędzy.
